Por Jerónimo Rodríguez, BSME, MBA *
Project Manager
Presidente, Smart Precise Solutions, Inc.
San Juan, Puerto Rico – ¿Cómo organizas tus proyectos? ¿Estás obteniendo los resultados esperados? Luego de la crisis de María muchas personas desean emprender y pueden fracasar si no saben gerenciar su proyecto, incurriendo en errores y pérdida de dinero. No importa qué tipo de proyecto desees iniciar, de negocios o de vida, te compartimos 11 malas prácticas que debes evitar y así obtener resultados exitosos:
Estimar incorrectamente. Un error común es ofrecer un estimado irreal de los costos. Al desarrollar tu propuesta del proyecto, debes tener en cuenta todos los aspectos y detalles del mismo. Esto evitará un malentendido con quien recibe la propuesta y mantendrá la integridad de la relación para futuros proyectos.
Asignar roles incorrectos. asigna los roles de tu equipo de manera responsable y correcta. Este error suele producirse al asignar roles por la disponibilidad y no por la idoneidad. El riesgo latente de asignar a una persona que no tiene la preparación, experiencia o destrezas requeridas para una tarea en el proyecto aumenta a medida que aumenta el nivel de responsabilidad a cargo de la persona asignada a ese rol o tarea.
No asumas. Consigue los hechos, requisitos, estima los riesgos, sé realista, investiga, debes tener los objetivos claros y que estos sean medibles. Haz lo que sea necesario para obtener toda la información que necesitas para tu proyecto, pero procura que esta información esté correcta. Pregunta y asegúrate que todas las partes interesadas (Stakeholders), estén claros y enfocados en el objetivo del proyecto.
Planificar sin adjudicar responsables. Es sumamente importante que todos los miembros a quienes se les ha asignado roles estén presentes en el proceso de desarrollo del proyecto. Se debe establecer un plan de comunicación que mantenga la información fluyendo y todas las partes estén enteradas. Esto contribuye a que todos estén en la misma página y entiendan los objetivos. Si falta alguno de los miembros en el cumplimiento de su rol se afectarán los resultados.
Evite las multitareas. Esto no quiere decir que no pueda tener varios proyectos corriendo a la misma vez. Significa que tener demasiados puede redundar en una disminución del rendimiento del equipo. Organice los proyectos por prioridad y pause aquellos que pueden esperar. Manténgase centrado en aquellos de más urgencia y establezca métodos eficientes para terminarlos ágilmente. De igual forma, haga uso de métodos de planificación (cuantitativos), programación de tareas y sobre todo, establezca controles.
Falta de comunicación. Una vez adjudique responsabilidades establezca los métodos que usará para mantenerse en comunicación con su equipo. Planifique la agenda de trabajo y establezca protocolos en caso de cualquier eventualidad, como: enfermedad, muerte, accidente, etc. No permita que la comunicación sea solo por medio de la tecnología, el contacto humano también es igual de importante.
No saber decir que no. Un buen líder o gestor de proyectos saber decir no en el momento adecuado. Esto no quiere decir que no desee hacer ese trabajo o colaborar. Esto solo muestra su grado de responsabilidad y conocimiento para con el proyecto. Cuando se dice que no, solo quiere decir que no ahora, o que no existe una razón de peso en que lo sugerido beneficie el proyecto. Decir no en el momento oportuno muestra carácter e inspira respeto.
No seas inflexible. Ser inflexible se da cuando has dicho que no demasiadas veces. Esta negatividad promueve un ambiente desagradable entre los miembros del proyecto. Puede llegar a, incluso, promover el miedo en el equipo. Para que un proyecto sea exitoso es importante adaptarse a los cambios que puedan darse en el camino y escuchar las sugerencias y aportes de todos los involucrados; esto hacen los líderes.
Entregar incompleto. Entregar fases incompletas es inaceptable. Es importante que las partes se reúnan de forma recurrente para conocer el estado de cada fase, qué se necesita para terminarlas o establecer fechas de cuándo deben estar listas. Realizar una entrega incompleta no solo habla de usted o de quien no cumplió su responsabilidad, sino de todo el equipo.
Exceso de control. También se le conoce como la macro o micro gestión. Esta práctica se da en gestores o personas con poca experiencia manejando proyectos. Además del exceso de control, está constantemente comprobando la gestión o los trabajos de los demás miembros del equipo integra tareas fuera del itinerario planificado, lo que afecta el “timeline” (línea de tiempo) del proyecto. La micro gestión es fatal para todo el equipo, causa descontento, cierra el paso a la iniciativa y no promueve el desarrollo.
No buscar asesoría profesional en administración de proyectos. Existen proyectos sencillos y otros más complejos. Cuando se manejan proyectos complejos o que envuelven muchas tareas y personal, es aconsejable buscar la ayuda de expertos en el área quienes sirvan de enlace entre el dueño del proyecto y los contratistas, o las partes envueltas. Esto ayudará a controlar costos, aumenta la efectividad en el manejo de recursos, sobre todo cuando son limitados y asegurará el éxito del proyecto en el período de tiempo esperado.
Si para este nuevo año te has propuesto realizar algún proyecto, sea personal o en tu negocio, es importante que evites estos 11 errores, mas aún si es un proyecto que llevas planificando por tanto tiempo y que representa el crecimiento de tu negocio. Tal vez es una meta que te impusiste y quieres alcanzarla. Tal vez es parte del proceso de recuperación tras el paso del huracán María y tienes la oportunidad de mejorar lo que antes tenías. Para ello debes poner todo tu empeño y enfoque en lograrla exitosamente. ¡Mucho éxito!
