La eficiencia es la clave para que los gerentes de proyectos cumplan con sus objetivos. Como seres humanos, tenemos la capacidad de ser eficientes, pero esa capacidad se ve limitada cuando se trata de proyectos que manejan una cantidad variada de recursos. En el campo de la Gerencia de Proyectos es muy común administrar múltiples equipos y proyectos al mismo tiempo. Por lo tanto, encontrar formas de hacer que el proceso sea más fácil y ágil es uno de los objetivos principales.
La inteligencia artificial llega para ayudarnos a ser más eficientes en esos procesos. Esta se define como una programación de sistemas computarizados diseñada para realizar determinadas operaciones que se consideran propias de la inteligencia humana, como el autoaprendizaje.
Al crear un proceso más fluido, los gerentes de proyectos pueden obtener resultados más confiables. Entonces, ¿cómo la inteligencia artificial ayuda a lograr dicha fluidez? La inteligencia artificial (IA) provee las herramientas y la tecnología para manejar todo, desde la programación del itinerario hasta el análisis de patrones de un equipo de trabajo, ofreciendo sugerencias y alternativas que garanticen el resultado esperado.
Las herramientas que trae la IA han brindado beneficios sin precedentes para los gerentes de proyectos. Esta disciplina ha evolucionado mucho desde sus comienzos. Hoy en día, no solo existen metodologías de gestión de proyectos que son tradicionales y muy útiles, si no también nuevas metodologías que utilizan la IA las cuales proveen soluciones ágiles y flexibles según la necesidad del proyecto.
Los siguientes puntos son tendencias que han tenido un impacto tangible en la disciplina y el rol del gerente del proyecto utilizando Inteligencia Artificial.
- Inteligencia artificial y automatización para software de Tecnologías de “Project Management” o Gestión de Proyectos.
La IA puede ayudar a los equipos a automatizar cosas como tareas de programación de itinerarios, informes de proyectos, administración y visualización de datos.
Mirando al futuro, la inteligencia artificial ayudará a los gerentes a identificar dónde se encuentran las brechas de eficiencia y a hacer recomendaciones inteligentes sobre cómo los equipos pueden aumentar su productividad.
- La estructura cambiante de los equipos del proyecto.
El software de comunicación y colaboración basado en la nube SaaS (Software as a Service) va de la mano con la composición cambiante de los equipos de proyecto. Las aplicaciones SaaS pueden ayudar a su equipo a mantenerse conectado y actualizado, incluso si no tienen el mismo horario de trabajo o no trabajan en la misma oficina física.
Adoptar esta composición cambiante de los equipos del proyecto también ayudará a ahorrar costos. Actualmente podemos encontrar equipos compuestos por personas localizadas en diferentes facilidades o incluso paises. El utilizar estas herramientas de comunicación y colaboración en la nube, representa una tremenda ventaja ya que los miembros del equipo podrán obtener la información que necesitan en tiempo real y actuar con la rapidez que requiere el proyecto, evitando gastos relacionados a viajes de personas, retraso en aprobaciones necesarias y mas aún evita demoras que impacten las fechas claves del proyecto.
- Mezcla de metodologías de gestión de proyectos. Según una encuesta de TrustRadius de más de 300 profesionales, alrededor del 80% utiliza una metodología ágil de gestión de proyectos. Los diagramas de Gantt y los plazos de tiempo establecidos de los proyectos, ambos asociados con enfoques más tradicionales, siguen siendo herramientas valiosas para que las organizaciones los usen. De hecho, muchos equipos y oficinas de gerencia de proyectos ahora están utilizando un enfoque combinado o híbrido.
Estos métodos híbridos de gestión de proyectos toman lo mejor de varios enfoques y los combinan. Según el informe Pulse of the Profession (2019) de PMI, el 89% de los profesionales de gestión de proyectos encuestados dijeron que sus organizaciones usan prácticas híbridas.
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¿Por qué la flexibilidad es positiva y las metodologías combinadas se han puesto de moda? Una posible respuesta es que aborda mejor la necesidad de mantener un flujo de trabajo flexible dentro del equipo.
- Múltiples herramientas para diferentes proyectos. Como ya hemos mencionado, las herramientas de inteligencia artificial en la administración de proyectos ayudan a manejar efectivamente sus proyectos, agilizar la comunicación y mantenerse organizado. Sin embargo, ciertas herramientas son más adecuadas para tipos específicos de proyectos. En una encuesta realizada a más de 200 usuarios de aplicaciones o programas de gestión de proyectos, se encontró que el 58% de las personas usan al menos dos herramientas diferentes o combinadas de Gestión de Proyectos.
- Importancia de cultivar la inteligencia emocional. La tecnología está desempeñando un papel cada vez más importante para ayudar a racionalizar las operaciones de gestión de proyectos. Pero eso no significa que la parte “humana” de la gestión de proyectos se esté desvaneciendo. Por el contrario, con la inteligencia artificial asumiendo más tareas rutinarias, los gerentes de proyecto tienen más tiempo para enfocarse en atender las necesidades interpersonales, emocionales y motivacionales de su equipo, aspectos que no son sustituidos por la Inteligencia Artificial.
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