¿Quieres comenzar un proyecto? ¿No sabes por dónde empezar? Comenzar y llevar a feliz término un proyecto es un proceso que debe ser riguroso, casi científico dirían algunos. Posiblemente es por eso por lo que vemos en Puerto Rico tanto proyecto inconcluso o mal terminado, que en una vez puestos en función se hacen sal y agua, porque no se hicieron como debe ser. Ejemplos sobran, especialmente en el sector público. Esta mala práctica, la de desarrollar proyectos faraónicos sin un plan bien trazado y tomando en consideración todo lo que conllevan, es la norma especialmente en el sector público, que se mueve a base de la conveniencia y urgencia política, con el invariable resultado del derroche de dinero, en ese caso de fondos públicos.
Todos los proyectos se hacen menos tediosos y más efectivos si comenzamos con el “Project Charter”, como se conoce el término en inglés. Este documento nos ayuda a definir y establecer el alcance, los objetivos, los requisitos de los entregables, las personas que participarán en el proyecto y sus responsabilidades, los planes financieros, recursos, calidad y hasta los riesgos relacionados. Con este documento, quien inicia el proyecto autoriza el trabajo a realizarse y designa al gerente o gestor del proyecto (“Project Manager”). Esa persona puede ser alguien que usted contrate o puede ser hasta usted mismo. El ‘’Project Charter’’ le ofrece, como facilitador o gerente de proyecto, los pasos del trabajo a seguir.
El objetivo más importante del mismo es establecer exactamente lo que se logrará con el proyecto. El formato que se utiliza para establecer las bases en la iniciación de un proyecto (de cualquier tipo o categoría) se puede dividir en varias categorías, pero al menos debe contener cinco (5) secciones principales, que se describen brevemente a continuación:
1. Alineamiento estratégico: Esta sección debe contestar cuáles son las razones para justificar el proyecto. ¿Qué metas buscará alcanzar? Un proyecto debe estar alineado y ser parte de una estrategia para alcanzar una meta, ya sea de negocio o personal. Esto no debe confundirse con los objetivos del proyecto, los cuales son definidos en la próxima sección.
2. Perspectiva del alcance: Se persigue establecer claramente el o los objetivos del proyecto. O sea, cuál es la necesidad, situación u oportunidad que se quiere solucionar o mejorar. Los objetivos deben estar directamente dirigidos a solucionar el problema, si no están claros o se pasan por alto, el proyecto no cumplirá la meta estratégica por el que se justificó. Junto con los objetivos se definen quienes son las personas (“stakeholders”) que posteriormente se beneficiarán como resultado de la implementación exitosa del proyecto. Cuáles son sus expectativas, incluyendo los criterios de aceptación, en otras palabras, qué se considerará como un entregable satisfactorio o no. Cabe señalar que también es sumamente importante establecer desde el inicio, lo que está incluido y excluido del alcance de trabajo y de aquellas otras actividades que puedan impactar el esfuerzo de la coordinación de actividades, manejo de la información y utilización de los recursos.
3. Calidad: Asegúrese de conocer el nivel de tolerancia al riesgo ya sea del cliente o de usted mismo si es su propio proyecto y cuánto está dispuesto a aceptar. Es indispensable realizar un análisis de riesgos, definir los mismos, medirlos, es decir determinar la probabilidad de que ocurra y cuánto podría impactar el proyecto de ocurrir. A mayor probabilidad de que ocurra y mayor el impacto, más importante es reducir o controlar el riesgo. Una vez completemos ese análisis se buscan estrategias de mitigación que ayuden a reducirlos, transferirlos y/o hasta eliminarlos. En esta etapa, también se establece el tiempo de ejecución, el presupuesto aprobado y el cumplimiento con las regulaciones estatales y federales aplicables.
4. Comunicación: El dueño (‘’sponsor’’) del proyecto determina los reportes de progreso que desea revisar durante la etapa de ejecución de este. Muy posiblemente no sea necesario presentarle copia de los reportes rutinarios, sino más bien de aquellos reportes ejecutivos que sean relevantes a su nivel de autoridad para la toma de decisiones.
5. Recursos: Es importante que el dueño designe quién será el gerente del proyecto, su representante designado y los demás recursos de apoyo, de acuerdo con sus roles y responsabilidades dentro del proyecto. Mantener la comunicación efectiva y las expectativas claras con los miembros del equipo de trabajo con relación a sus respectivas funciones dentro del proyecto es esencial para el éxito del mismo.
El “Project Charter” tiene secciones con elementos esenciales que debes considerar y los cuales puedes elaborar en tus propias palabras. No importa de qué tamaño sea tu proyecto, este documento te ayuda a que el proceso sea uno más organizado y cumplas, no solo con las expectativas del proyecto, sino completarlo en un tiempo y presupuesto razonable. No tomar el tiempo para desarrollar este documento puede hacer la diferencia entre el éxito o el fracaso del proyecto. Entendiendo como fracaso el no lograr los objetivos, la meta estratégica, o el completarlo a un costo mucho mayor del presupuestado.
Si entiendes que no puedes tu proyecto por su cuenta, recomendamos buscar la experiencia y peritaje de un gestor o administrador de proyectos que, como parte de sus servicios, está el desarrollo del “Project Charter”. Usted no debe caer en la cultura de la improvisación, que solo lleva al desperdicio de dinero en una época en la que, más que nunca, cada centavo cuenta.
• Jerónimo Rodríguez es Fundador y Presidente de Smart Precise Solutions, Inc. Posee un bachillerato en Ingeniería Mecánica (RUM) y una Maestría en Administración de Empresas (UIA, PR). Trabajó por 18 años en la industria farmacéutica y lleva los últimos 12 años al frente de su Compañía de consultoría para la industria. Como líder de proyecto, fue pieza clave en el desarrollo e implementación de proyectos que le valieron a la Compañía para la que laboraba el ganar en dos ocasiones consecutivas el CIAPR Award (Colegio de Ingenieros y Agrimensores de Puerto Rico) Para más información visitar www.smartprecisesolutions.com o escribir a [email protected].
