Como parte de las estrategias para el desarrollo de tu negocio debes asegurarte de establecer las políticas, procedimientos y programas que te permitan concentrarte en alcanzar las metas y objetivos establecidos.
Como dueño de negocio, muchas veces puedes encontrarte con múltiples retos y obstáculos que pueden desenfocar el logro de esas metas y objetivos. Por esta razón, el delegar los proyectos a un Gerente de Proyectos mantendrá tu visión enfocada a alcanzar esos objetivos y metas manteniendo tu negocio de camino al crecimiento.
Recuerda que para alcanzar un desarrollo de proyectos autosuficiente y sostenible debes estar abierto a nuevas y diferentes maneras de hacer las cosas y esta visión puede traerla el Gerente de Proyectos.
A continuación te comparto algunos puntos que debes conocer sobre el rol del Gerente de Proyectos que debes tener en cuenta al momento de su contratación:
1) Reduce el tiempo de respuesta. El Gerente de Proyectos te ayuda a reducir el tiempo de respuesta que muchas veces es prolongado, burocrático y tedioso. El PM (“Project Manager”) tiene consigo contactos de múltiples proveedores de bienes y servicios, tiene conocimiento sobre otros negocios similares y las ideas y experiencia de ver maneras distintas de realizar los trabajos.
Esto le permite reducir el tiempo de planificación, acción y reacción en la planificacion y ejecución adecuada de tus proyectos. Contar con este recurso y delegar en él te harؘá sentir más seguro y confiado.
2) Reordena tus prioridades. El Gerente de Proyecto está constantemente expuesto a trabajar con las preocupaciones y necesidades de sus clientes. Como parte de sus funciones, no solo está a cargo de desarrollar el “Project Management Plan” o el Plan de Gerencia de Proyectos”, sino que también es responsable de monitorearlo y controlarlo hasta llevarlo a su total ejecución.
Ahora, no siempre todo ocurre sin problemas, por lo que el Gerente de Proyectos es responsable de constantemente repasar y reordenar las prioridades en base a los riesgos asociados al proyecto. Así, en el proceso de toma de decisiones este recurso te puede mantener dentro de tus expectativas de calidad, tiempo y costo.
De esta forma, el proyecto podrá seguir su curso sin contratiempos, ya que el Gerente de Proyectos es la persona con la mayor cantidad de información para ejecutar cabalmente dicho proyecto.
3) Desarrolla enlaces de recursos e integración de funciones. El Gerente de Proyectos es responsable de desarrollar el alcance del proyecto para satisfaster las expectativas y necesidades del usuario final (y de todas las partes interesadas) del proyecto.
A tales efectos, el Gerente de Proyectos debe identificar, seleccionar y desarrollar los recursos que integrará el equipo de trabajo, establecer las “reglas del juego“, roles, responsabilidades y expectativas, establecer el sistema de comunicación (tanto verbales como por escrito), de manera que la integración sea absoluta y efectiva.
El Gerente de Proyectos debe poder minimizar y/o eliminar la duplicidad de tareas, manejar las preocupaciones y reordenar las tareas del equipo de trabajo para maximizar la utilización de los recursos disponibles.
4) Utiliza y optimiza las políticas y procedimientos de la corporación. El Gerente de Proyectos debe tener el balance y conocimiento entre las expectativas corporativas de cómo se espera que se lleven a cabo los proyectos ‘versus’ los detalles de la realidad de los trabajos en el área de implementación.
El Gerente de Proyectos facilita la integración de los procesos, y a su vez pasa juicio sobre aquellos requerimientos y/o acciones que no le añaden valor al proyecto. No obstante, también tiene la responsaibilidad y oportunidad de evaluar los controles de monitoreo, control para evaluar el cumplimiento de las fechas críticas, eliminar y/o minimizar las tareas recurrentes, anticipar e identificar los riesgos, y manejar las fallas.
En fin, el Gerente de Proyectos desarrolla los planes de acción de respuesta a los problemas llegando de forma más directa a soluciones efectivas y medibles.
5) Mantiene la comunicación abierta. El Gerente de Proyectos es responsable de desarrollar los canales de comunicación que se deben utilizar antes, durante y después del proyecto.
Los mismos se deben enfocar para lograr la comunicación efectiva de asuntos tales como: definición detallada de roles y responsabilidades, disponibilidad de las partes, apertura para discutir las expectativas, prioridades y métricas del proyecto, comunicación de fechas críticas de cumplimiento, distribución adecuada de los comunicados (informes, reportes, minutas, etc.), discusión de asuntos de preocupación, establecer lazos de confianza, y proveer las herramientas necesarias y los adiestramientos para el desarrollo adecuado del personal.
La comunicación también es clave para mantener un canal de apertura para escuchar nuevas ideas, y sobre todo, lograr que todo el personal sienta el apoyo del Gerente de Proyectos como líder.
La inversión en un Gerente de Proyectos para los proyectos de tu negocio asegura que logres la visión que tienes para tu empresa. La delegación de esta responsabilidad en un recurso confiable, con experiencia y que se convierta en aliado de tu visión te permite mantenerte enfocado en otros asuntos del negocio que requieren tu atención.
¿Tienes uno o varios proyectos y necesitas un Gerente de Proyectos? En Smart Precise Solutions ofrecemos lo que necesitas. Para una consulta escribe a [email protected] o llama a nuestra oficina al 787-705-7417 / 7420 o al 787-403-9799 para que te comuniques directamente con su Presidente, Ing. Jerónimo Rodriguez.
